Fiets van de zaak naast reiskostenvergoeding

Als een werkgever een fiets aan een werknemer ter beschikking stelt, dan is de fietsregeling van toepassing. Deze regeling houdt in dat een forfaitaire bijtelling van 7% van de waarde (inclusief BTW) van de fiets moet worden aangegeven als de werknemer de fiets ook privé gebruikt. De administratieve lasten lopen fors op als de werkgever naast de fiets ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer verstrekt. Dat wordt nu door een toezegging eenvoudiger.

Bijtelling fiets van de zaak
De bijtelling van 7% wordt bij het loon geteld. Als er sprake is van woon-werkverkeer dan wordt de fiets geacht in ieder geval ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik. De bijtelling is alleen aan de orde voor zover dit meer is dan een eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik. Wanneer de werknemer voor het woon-werkverkeer enkel gebruik maakt van de fiets van de zaak, verloopt dit administratief goed.

Gebruik van eigen auto naast fiets van de zaak
Als de werknemer soms met de fiets naar het werk komt, maar ook een paar dagen per week met de eigen auto, dan werkt de regeling lastiger. De administratieve lasten lopen op als de werkgever niet enkel een fiets van de zaak aanbiedt, maar daarnaast ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt voor het reizen met een privévervoermiddel.

Voor een vaste onbelaste kilometervergoeding moet de werkgever namelijk aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. In de praktijk betekent dit dat werkgevers, soms op omslachtige wijze, nauwkeurig bijhouden hoe iemand naar het werk is gekomen. Dit speelt ook als een werknemer incidenteel – bijvoorbeeld bij slecht weer – met de eigen auto het woon-werkverkeer aflegt. Daarnaast blijkt bij een aantal werkgevers ten onrechte de indruk te zijn ontstaan dat er naast de fietsregeling in het geheel geen reiskostenvergoeding voor reizen met privévervoermiddelen geboden kan worden.

De (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding en de fietsregeling
De werkgever mag een werknemer onder voorwaarden een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Op de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak reist, mag er geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Op de dagen dat de werknemer met de eigen auto reist, kan wel een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Deze onbelaste reiskostenvergoeding kan door de werkgever op declaratiebasis worden toegekend, maar ook in de vorm van een vaste reiskostenvergoeding. Als de werkgever (inhoudingsplichtige) naast een fiets van de zaak ook een vaste reiskostenvergoeding wil geven, kan dat dus. De werkgever zal echter voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding aannemelijk moeten maken dat het andere vervoermiddel wordt gebruikt.

Waar gebruik wordt gemaakt van verschillende vervoersmiddelen, in het bijzonder als de één ter beschikking is gesteld en de ander privé is, ontstaat de administratieve last om dit goed uit te werken en te monitoren. Tegelijkertijd is het volgens het kabinet niet wenselijk dat werkgevers dusdanig veel moeite hebben met de bewijslast dat ze besluiten in het geheel geen fiets van de zaak aan te bieden.

Tip: Om de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen kunnen werkgever en werknemer door een toezegging van 6 februari 2023 individueel afspraken maken over hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd. Deze afspraken kunnen dan de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding, mits de afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.

Laatste nieuws
Goedkeuring modelovereenkomsten vrije vervanging vervalt
Wanneer is eten en drinken aftrekbaar?
DGA neemt auto van BV over voor te lage prijs
Parkeerkosten werknemer
Fiets van de zaak naast reiskostenvergoeding
Gebruikelijk loon echtpaar
Vergoeding verblijfkosten dienstreizen 2023
Werkgever schrapt vaste onkostenvergoeding
UBO register blijft dicht
Gebruikelijk loon DGA
Fiscale regelingen bedrijfsopvolging op de schop
Belastingwijzigingen 2023
Coronasteun ondernemers tot en met maart 2022
Vrijstelling overdrachtsbelasting starters
DGA ten minste minimumloon?
Vaste reiskostenvergoeding tot 1 juli 2021
Nieuwe BTW-regels: registratie vanaf 1 april 2021
Wel of geen arbeidsovereenkomst?
NOW 3 aanvragen
Belasting sparen en beleggen in 2021
Nieuw steun- en herstelpakket
Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL)
NOW 2.0 aanvragen
Fiets van de zaak en onbelaste kilometervergoeding
Niet aanmelden kleine ondernemersregeling 2020?
Nieuw BTW nummer voor eenmanszaken
Aftrek schenken aan goede doelen beperkt
Verruiming werkkostenregeling voor MKB
Oplossing BTW-nummer zzp-ers
Zakelijke kilometers onzakelijk
ZZP-ers: toezicht belastingdienst per 1 juli 2018
Vakantiegeld uitbetalen?
Bedrijfsopvolgingsfaciliteit bij vastgoed-BV
Aannemer of toch hovenier?
Fiets van de zaak eenvoudiger
Factuur naar onjuiste BV; BTW niet aftrekbaar
Aanzegvergoeding ook als er al een nieuwe baan is?
Verbod privégebruik auto van DGA niet geaccepteerd
Gebruikelijk loon verlaagd voor startups
Pensioen in eigen beheer? Actie nodig voor 1 juli as!
Betalingskorting VA 2017 interessant?
Uitstel maatregelen pensioen in eigen beheer
Stop met pensioenopbouw in eigen beheer in 2016
Vier het Kerstfeest op kantoor dit jaar!
Hypotheek aflossen en toch renteaftrek behouden
Vooruitbetalen hypotheekrente