Werkgever schrapt vaste onkostenvergoeding

Een werkgever verandert de manier waarop een bestaande onkostenvergoeding wordt betaald. Werknemers krijgen niet langer een vaste vergoeding per maand, deels netto en deels bruto, maar een onkostenvergoeding op declaratiebasis. De rechter beantwoordt de vraag of dat mag.

Stelling werknemers
De werknemers stellen dat de vaste onkostenvergoeding een arbeidsvoorwaarde is, die de werkgever, zonder daar zwaarwichtige redenen voor te hebben, eenzijdig heeft gewijzigd.

Overwegingen rechter
De rechter deelt dat standpunt echter niet. De werkgever heeft de arbeidsvoorwaarde niet gewijzigd. Alleen de manier waarop aan de arbeidsvoorwaarde uitvoering wordt gegeven is veranderd. Zowel voor als na de wijziging krijgen de werknemers een vergoeding voor de door hen gemaakte onkosten.

In het oude systeem door een vaste maandelijkse vergoeding met de mogelijkheid om, als er meer kosten waren gemaakt, deze extra kosten te declareren. In het nieuwe systeem worden alle kosten vergoed op declaratiebasis.

De werkgever voert als reden voor de wijziging aan dat de manier waarop contacten met klanten worden onderhouden is veranderd, dat was al zo voor de coronacrisis en de coronacrisis heeft dat proces versneld. De contacten verlopen veel meer dan in het verleden digitaal. Dat heeft tot gevolg dat er minder onkosten worden gemaakt. Deze uitleg komt de rechter aannemelijk voor.

De werknemers kunnen geen kosten aanwijzen die in het oude systeem wel, maar in het nieuwe systeem niet worden vergoed. Niemand krijgt dus in het nieuwe systeem minder dan in het oude systeem: alle kosten werden vergoed en alle kosten worden vergoed.

Looncomponent?
Het voorgaande zou anders kunnen zijn als in de oude onkostenvergoeding (ook) een looncomponent zat. Tijdens de zitting kwam de stelling op dat de vaste onkostenvergoeding wel is ervaren of gezien als verkapt loon. Een dergelijk gevoel is niet onbegrijpelijk. Iedere maand een vast bedrag extra op de loonafrekening kan aanvoelen als loon. Dat was het echter niet, in die zin dat uit niets blijkt dat in de onkostenvergoeding een looncomponent was besloten waarop de werknemers tegenover de werkgever aanspraak konden maken.

Tijdens de zitting geeft de werkgever aan dat de onkostenvergoeding in het verleden deels is gebruteerd omdat de Belastingdienst vond dat deze te hoog was in verhouding tot de verantwoorde kosten. Dit had tot gevolg dat de werknemers een deel van de vergoeding die zij eerst netto ontvingen vanaf dat moment bruto ontvingen. Kennelijk heeft de werkgever dit toen zo opgelost, maar dit betekent nog niet dat de vergoeding (deels) als loon is aan te merken en de werknemers op die grond instandhouding van de vaste vergoeding van de werkgever kunnen verlangen.

Conclusie rechter
De werkgever mocht de manier waarop de onkostenvergoeding wordt betaald wijzigen, in die zin dat onkosten nu op declaratiebasis aan de werknemers worden vergoed.

Let op: Een vaste onkostenvergoeding wordt vaak ervaren als een beloningscomponent, ongeacht of er daadwerkelijk kosten tegenover staan. De totstandkoming en onderbouwing van de vergoeding geven vaak uitsluitsel over het karakter: loon of vergoeding.

Laatste nieuws
Hoge Raad: box 3-heffing discriminerend
Goedkeuring modelovereenkomsten vrije vervanging vervalt
Wanneer is eten en drinken aftrekbaar?
DGA neemt auto van BV over voor te lage prijs
Parkeerkosten werknemer
Fiets van de zaak naast reiskostenvergoeding
Gebruikelijk loon echtpaar
Vergoeding verblijfkosten dienstreizen 2023
Werkgever schrapt vaste onkostenvergoeding
UBO register blijft dicht
Gebruikelijk loon DGA
Fiscale regelingen bedrijfsopvolging op de schop
Belastingwijzigingen 2023
Coronasteun ondernemers tot en met maart 2022
Vrijstelling overdrachtsbelasting starters
DGA ten minste minimumloon?
Vaste reiskostenvergoeding tot 1 juli 2021
Nieuwe BTW-regels: registratie vanaf 1 april 2021
Wel of geen arbeidsovereenkomst?
NOW 3 aanvragen
Belasting sparen en beleggen in 2021
Nieuw steun- en herstelpakket
Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL)
NOW 2.0 aanvragen
Fiets van de zaak en onbelaste kilometervergoeding
Niet aanmelden kleine ondernemersregeling 2020?
Nieuw BTW nummer voor eenmanszaken
Aftrek schenken aan goede doelen beperkt
Verruiming werkkostenregeling voor MKB
Oplossing BTW-nummer zzp-ers
Zakelijke kilometers onzakelijk
ZZP-ers: toezicht belastingdienst per 1 juli 2018
Vakantiegeld uitbetalen?
Bedrijfsopvolgingsfaciliteit bij vastgoed-BV
Aannemer of toch hovenier?
Fiets van de zaak eenvoudiger
Factuur naar onjuiste BV; BTW niet aftrekbaar
Aanzegvergoeding ook als er al een nieuwe baan is?
Aanzegvergoeding ook als er al een nieuwe baan is?
Verbod privégebruik auto van DGA niet geaccepteerd
Gebruikelijk loon verlaagd voor startups
Pensioen in eigen beheer? Actie nodig voor 1 juli as!
Betalingskorting VA 2017 interessant?
Uitstel maatregelen pensioen in eigen beheer
Stop met pensioenopbouw in eigen beheer in 2016
Vier het Kerstfeest op kantoor dit jaar!
Hypotheek aflossen en toch renteaftrek behouden
Vooruitbetalen hypotheekrente